Verständlich schreiben mit Einfacher Sprache

Vorgehen

Das erreichen Sie, indem Sie Nutzende und ihre Bedürfnisse kennen und berücksichtigen. Entscheidungen, wie Inhalte aufbereitet werden, sind immer abhängig vom Kontext. Das kann zum Beispiel die Wortwahl und Komplexität von Inhalten betreffen, die sich je nach Nutzergruppe unterscheiden. Nicht immer können alle Empfehlungen für Einfache Sprache eingehalten werden. Daher ist es wichtig, dass Sie früh prüfen, ob Nutzende die Informationen verstehen.

Bei den folgenden Abschnitten handelt es sich um eine erste Hilfestellung für die Vereinfachung.

Textebene

Strukturieren Sie den Text, indem Sie

• die wichtigsten Informationen da platzieren, wo Nutzende sie erwarten oder leicht finden können
• Grundsätzliches vor Besonderem nennen
• Regelfälle vor Ausnahmen aufzeigen
• die Lesenden direkt ansprechen mit „Sie“, „Ihr“, „Ihre“
• konkret schreiben. Beispiele helfen beim Verstehen

Satzebene

Bilden Sie einfache Sätze, indem Sie

• eine klare Satzgliederung bilden. Am besten: Subjekt-Prädikat-Objekt

• höchstens mit 12 Wörtern einen Satz bilden

• lange Sätze mit mehr als einem Komma in mehrere Sätze aufteilen

• aktive Sprache nutzen

  Zum Beispiel:
  Der Antrag wird von Mike eingereicht.
  besser: Mike reicht den Antrag ein.

• auf Redewendungen und Sprachbilder verzichten

Wortebene

• Verwenden Sie einfache, gebräuchliche Wörter aus dem Alltag. Klären Sie durch Befragungen wie Nutzende sprechen.

• Verwenden Sie Fachbegriffe nur, wenn sie nötig sind. Erklären Sie den Fachbegriff kurz.

• Die Leserschaft muss das Wort kennen. Wenn zwei Wörter die gleiche Bedeutung haben, nutzen Sie das bekanntere, auch wenn es länger ist.

  Zum Beispiel: Sie erhalten einen Brief. besser: Sie bekommen einen Brief.

• Verzichten Sie auf Füllwörter, die keinen inhaltlichen Mehrwert bieten, zum Beispiel: eigentlich, auch, doch, schon.

  Zum Beispiel:
  Sie bekommen einen Brief oder auch eine E-Mail.
  besser: Sie bekommen einen Brief oder eine E-Mail.
  

• Vermeiden Sie Modalverben (dürfen, mögen, müssen, sollen, wollen und können), um Aussagen weniger eindeutig zu machen. „Können” kann häufig weg.

  Zum Beispiel:
  Sie können den Antrag stellen.
  besser: Sie stellen den Antrag.
  

• Adjektive sagen oft wenig aus. Hinterfragen Sie den Inhalt und lassen Sie diese besser weg.

  Zum Beispiel:
  Die Höhe der Leistung ist abhängig von Ihrer persönlichen Lebenssituation.
  besser: Die Höhe der Leistung ist abhängig von Ihrer Lebenssituation.
  

• Verzichten Sie auf zusammengesetzte Worte. Leistungen für Bürger und Bürgerinnen haben oft Namen, die sich aus zusammengesetzten Wörtern bilden – wie Elterngeld, Krankengeld, Kinderkrankengeld. Achten Sie schon bei der Benennung Ihres Services auf Verständlichkeit.

  Zum Beispiel:
  Sie haben 7 Kalenderwochen Zeit, um zu antworten.
  besser: Sie haben 7 Wochen Zeit, um zu antworten.
  

• Nutzen Sie Verben statt Substantivierung.

  Zum Beispiel:
  Die Antragstellung erfolgt bei Ihrer Elterngeldstelle.
  besser: Sie stellen den Antrag bei Ihrer Elterngeldstelle.
  

• Schreiben Sie Abkürzungen aus. „zum Beispiel” statt „z. B.”

• Schreiben Sie Sonderzeichen aus. „Paragraf“ statt §

• Verzichten Sie auf Silbentrennung am Zeilenende

Gendern

Verwenden Sie neutrale Begriffe wie „Menschen“, „Team“ oder „Studierende“ anstelle von Genderzeichen.

Zum Beispiel:
Student*innen reichen den Antrag bis März ein.
besser: Studierende reichen den Antrag bis März ein.

Konsistenz

Sie schaffen Konsistenz, wenn Sie über alle zusammengehörigen Inhalte hinweg

• Gleiches gleich benennen
• unterschiedliche Schreibweisen vermeiden
• Wechsel zwischen formellen und umgangssprachlichen Ausdrücke vermeiden

Erfahrungen in der Praxis haben gezeigt

Auch Einfache Sprache benötigt Zeit. Um sie anzuwenden, braucht es Übung.

Wenn das erste Mal die Verständlichkeit von Informationen durch Nutzende geprüft wird, sollte das Design weggelassen werden. Durch den puren Text liegt mehr Konzentration auf den einzelnen Worten und Sätzen.

Zusätzliche Hilfestellung bieten

• die DIN-Veröffentlichungen für Einfache Sprache: Einfache Sprache: DIN 8581-1 (nicht kostenlos)
• digitale Tools, die Texte auf Verständlichkeit prüfen und Hinweise zur Vereinfachung geben

Diese Anleitung entstand in Zusammenarbeit mit Experten und Expertinnen aus der Praxis.

Hilfreiche Fachgebiete

Die genannten Fachgebiete und ihre Beschreibungen dienen als Orientierung. Sie zeigen auf, mit welchem Wissen und mit welchen Fähigkeiten die Punkte am besten umgesetzt werden können.

Content-Design

Content-Designer und -Designerinnen strukturieren Inhalte klar, logisch und leicht zugänglich, um die Nutzung zu erleichtern. Sie richten Texte an den Bedürfnissen der Menschen aus, um relevante Inhalte zu schaffen. Content-Designer und -Designerinnen formulieren verständlich, barrierefrei und bürgernah, um alle Zielgruppen zu erreichen. Sie schreiben so, wie es die jeweilige Nutzergruppe braucht, um Informationen erfassen zu können. Content-Designer und -Designerinnen entwickeln Inhalte, die mit Design und Funktion ein ganzheitliches Nutzungserlebnis bilden.

Technische Redaktion

Technische Redakteure und Redakteurinnen strukturieren Anleitungen, damit sie logisch aufgebaut und leicht nutzbar sind. Sie schreiben Dokumentationen sowohl für Entwickler als auch für andere Nutzergruppen. Technische Redakteure und Redakteurinnen beschreiben IT-Produkte, Systeme und Tools nachvollziehbar und praktisch anwendbar.

Legal-Design

Legal-Designer und -Designerinnen veranschaulichen komplexe juristische Sachverhalte, damit sie leichter nachvollziehbar sind. Sie formulieren rechtliche Inhalte in verständlicher Sprache, damit alle Betroffenen sie gut erfassen können. Legal Designer und -Designerinnen arbeiten nutzerzentriert und beziehen die Perspektive der Nutzenden ein. Sie verbinden rechtliches Fachwissen mit Methoden aus dem Design, um rechtliche Informationen und Prozesse zugänglicher zu machen.

Zu allen hilfreichen Fachgebieten

Wichtig in diesen Entwicklungsphasen

Jedes digitale Angebot durchläuft verschiedene Phasen. Die 4 Phasen zur Entwicklung nach Servicestandard helfen Teams, strukturiert vorzugehen, die richtigen Schwerpunkte zu setzen und Entscheidungen zum passenden Zeitpunkt zu treffen.

Entwickeln

In der Phase „Entwickeln" entsteht das digitale Angebot Schritt für Schritt. Lösungen werden von Personen mit verschiedenem Fachwissen gemeinsam erarbeitet. Lösungsansätze werden getestet, angepasst und ausgebaut. Die technische Entwicklung basiert auf offenen Standards und Open Source. Mit diesem Vorgehen reift der Service und wird betriebsbereit.

Betreiben

In der Phase „Betreiben" wird das digitale Angebot zuverlässig bereitgestellt. Die Wirkung des Services zeigt sich in regelmäßigen Messungen. Die technische Pflege sichert die Funktionsfähigkeit. Anpassungen werden vorgenommen, wenn Testergebnisse oder Feedback dies erforderlich machen. Der Service ist stabil und schafft dauerhaft Vertrauen.

Weiterentwickeln

In der Phase „Weiterentwickeln" wird das digitale Angebot an veränderte Bedingungen angepasst. Neue Bedürfnisse, technische Entwicklungen und rechtliche Änderungen führen zu erweiterten Anforderungen. Lösungen entstehen aus der Verbindung bewährter Bausteine mit neuen Elementen. Offene Standards und Open Source sichern die Nachvollziehbarkeit. Die Weiterentwicklung hält den Service aktuell, wirksam und nutzerfreundlich.

Alle 4 Entwicklungsphasen