5.3 Rollen und Verantwortung

5.3.1 Es muss eine steuernde Stelle (3.30) für den Onlineservice (3.16) bzw. das Onlineportal (3.15) festgelegt werden. Innerhalb der steuernden Stelle muss eine Vertretungsregelung festgelegt werden. Die steuernde Stelle verantwortet Produktmanagement, Umsetzung, Betrieb und Weiterentwicklung (u. a. Nutzendenanalyse (3.19), Bedarfs- und Prozessanalyse, Support, Wartung, IT-Sicherheit, Datenschutz) und beinhaltet die Sicherstellung der organisatorischen, rechtlichen, finanziellen und technischen Rahmenbedingungen. Die Verantwortung kann für einzelne Bereiche delegiert werden.

5.3.2 Welche einzelne Stelle die zentrale Verantwortung für den jeweiligen Onlineservice (3.16) bzw. das Onlineportal (3.15) trägt, muss für die Nutzenden (3.18) des Onlineservices bzw. des Onlineportals einfach ersichtlich sein. Dazu gehören auch die Möglichkeiten, wie mit der steuernden Stelle (bzw. delegierten Stellen) in direkten Kontakt getreten wird.

ANMERKUNG 1 Direkte Kontaktmöglichkeiten sind beispielsweise eine E-Mail-Adresse, ein Kontaktformular oder eine Telefonnummer.

ANMERKUNG 2 Dazu kann auch ein zusätzliches maschinenlesbares Dokument nach RFC 9116 („security.txt”) gehören.

5.3.3 Die Rollen und Verantwortlichkeiten für Fachlichkeit (3.6), die technische Umsetzung und den Betrieb müssen festgelegt werden. Dazu gehört die Definition von entsprechenden Rollen und deren Kompetenzen sowie die der Verantwortungsbereiche.

5.3.4 Es müssen im Rahmen der haushaltsrechtlichen Möglichkeiten die notwendigen Vorkehrungen getroffen werden, dass die notwendigen Ressourcen (Personal, Hardware, Software, weitere Hilfsmittel) zur kontinuierlichen Analyse, Umsetzung, Betrieb und Weiterentwicklung des Onlineservices (3.16) bzw. des Onlineportals (3.15) vorhanden sind.

5.3.5 Mit der übergeordneten Entscheidungsebene (3.32) muss vor Beginn der Umsetzungsphase des Onlineservices (3.16) bzw. des Onlineportals (3.15) geklärt werden, welche Entscheidungen die steuernde Stelle (3.30) selbst treffen darf, welche abzustimmen sind und wie der Entscheidungsprozess abläuft.