Beteiligte finden und befragen
Beteiligte finden
Wenn Sie den aktuellen Prozess des Services dokumentiert haben, finden Sie dort die Abteilungen und Zuständigen, die Sie ansprechen müssen.
Fragen Sie Verantwortliche für den Service nach den fachlichen Stellen, die den Antrag bearbeiten.
- Sprechen Sie mit mehreren Beteiligten aus der Abteilung, um möglichst viele Informationen zu bekommen
- Manchmal bearbeiten auch mehrere Abteilungen einen Antrag. Zum Beispiel eine Fachprüfung und eine Kostenstelle. Sprechen Sie dann mit beiden Abteilungen
- Finden Sie Verantwortliche für die gesetzlichen Anforderungen und sprechen Sie mit ihnen
- Wenn die Verarbeitung der Daten automatisiert erfolgt, sprechen Sie mit den verantwortlichen IT-Stellen
Beteiligte befragen
Fragen Sie die Bearbeitenden,
- welche Informationen sie brauchen, um den Antrag zu bearbeiten
- welche Nachweise für welche Information eingereicht werden müssen
- wo häufig Fehler passieren
- was wird oft vergessen
- wann gibt es Ausnahmen
- wo die Informationen herkommen. Zum Beispiel von Personen, die den Antrag stellen oder von anderen fachlichen Stellen oder Behörden
Dokumentieren Sie die Ergebnisse, zum Beispiel in einer Liste.
Bestehendes Formular mit Nutzenden testen
Wenn Sie ein bestehendes Formular überarbeiten, testen Sie den aktuellen Stand mit tatsächlichen Nutzenden. Im Test finden Sie heraus, welche Abschnitte und Fragen für Nutzende schwer verständlich oder schwer zu beantworten sind. Die Ergebnisse können Sie im nächsten Schritt mit den bereits gesammelten Informationen abgleichen.
Erfahren Sie, wie Sie Nutzende für Interviews rekrutieren
Gewonnene Informationen zusammenführen und auswerten
Erstellen Sie aus den dokumentierten Ergebnissen einen Entwurf mit allen Informationen, zu denen Nutzende im Formular befragt werden. Fügen Sie hinzu, welche Nachweise von Nutzenden eingereicht werden müssen. Der Entwurf dient als Diskussionsgrundlage.
Bringen Sie die verantwortlichen Stellen und Sachbearbeitende zusammen. Treffen Sie gemeinsam Entscheidungen, welche Informationen von Nutzenden tatsächlich im Formular abgefragt werden müssen. Machen Sie das auch für Nachweise. Sammeln Sie Vorschläge für alternative Wege, um Informationen oder Nachweise zu bekommen.
Wenn gesetzliche Regelungen und benötigte Informationen in der Praxis nicht übereinstimmen, versuchen Sie, auf die gesetzlichen Regelungen einzuwirken.
Verwandte Anleitungen
Hilfreiche Fachgebiete
Die genannten Fachgebiete und ihre Beschreibungen dienen als Orientierung. Sie zeigen auf, mit welchem Wissen und mit welchen Fähigkeiten die Punkte am besten umgesetzt werden können.
Service-Design
Service-Designer und -Designerinnen nutzen Ergebnisse der Nutzerforschung, um Bedürfnisse, Erwartungen und Verhalten der Nutzenden in konkrete Konzepte zu übersetzen. Sie visualisieren Abläufe, damit die Nutzererfahrung im Gesamtprozess sichtbar wird. Sie entwickeln nutzerzentrierte Konzepte, die Anforderungen in Lösungen übertragen. Service Designer und -Designerinnen betrachten Zusammenhänge ganzheitlich, um Wechselwirkungen im System zu erkennen. Sie testen Prototypen und verbessern die Konzepte, damit Angebote im Alltag funktionieren.
Zu allen hilfreichen FachgebietenWichtig in diesen Entwicklungsphasen
Jedes digitale Angebot durchläuft verschiedene Phasen. Die 4 Phasen zur Entwicklung nach Servicestandard helfen Teams, strukturiert vorzugehen, die richtigen Schwerpunkte zu setzen und Entscheidungen zum passenden Zeitpunkt zu treffen.
Entwickeln
In der Phase „Entwickeln" entsteht das digitale Angebot Schritt für Schritt. Lösungen werden von Personen mit verschiedenem Fachwissen gemeinsam erarbeitet. Lösungsansätze werden getestet, angepasst und ausgebaut. Die technische Entwicklung basiert auf offenen Standards und Open Source. Mit diesem Vorgehen reift der Service und wird betriebsbereit.
Weiterentwickeln
In der Phase „Weiterentwickeln" wird das digitale Angebot an veränderte Bedingungen angepasst. Neue Bedürfnisse, technische Entwicklungen und rechtliche Änderungen führen zu erweiterten Anforderungen. Lösungen entstehen aus der Verbindung bewährter Bausteine mit neuen Elementen. Offene Standards und Open Source sichern die Nachvollziehbarkeit. Die Weiterentwicklung hält den Service aktuell, wirksam und nutzerfreundlich.
Alle 4 Entwicklungsphasen