Mit Vorab-Check Nutzenden Orientierung geben

Gründe für Nutzende

• Orientierung: Nutzenden fällt es oft schwer, bei den Angeboten der öffentlichen Verwaltung den Überblick zu behalten. Durch die richtigen Fragen am Anfang können Nutzende für sich herausfinden, ob Sie einen Anspruch auf die Leistung haben.

• Sollte kein Anspruch bestehen, zeigen Sie andere Hilfen auf.

• Sicherheit: In Bürgerbüros oder ähnlichen Stellen fragen Sachbearbeitende nach dem Anliegen und händigen erst dann ein Papierformular aus. Online fehlt die Gewissheit, das richtige Formular zu bekommen. Eine schrittweise Abfrage der Voraussetzungen gibt diese Gewissheit zurück.

• Übersicht über notwendige Nachweise: Durch eine schrittweise Abfrage kann eine personalisierte Liste erstellt werden, die alle notwendigen Nachweise enthält. Das ist wichtig, damit Nutzende abschätzen können, welche Nachweise sie noch besorgen müssen, bevor sie das Formular ausfüllen.

• Zeitersparnis: Nutzende verschwenden keine Zeit, indem sie ein Formular unnötig ausfüllen.

• Wartezeit: Es vergeht oft viel Zeit, bis Nutzende erfahren, ob sie das richtige Formular ausgefüllt haben.

Gründe für die Verwaltung

• Passende Anträge: Es werden weniger unpassende Anträge gestellt, die bearbeitet werden müssen.

• Weniger Rückfragen: Es werden weniger Rückfragen gestellt, ob eine Leistung beantragt werden kann, weil Nutzende den Anspruch selbst prüfen können

Schrittweise klären der Voraussetzungen für eine Leistung

Muss- und Soll-Kriterien nutzen

• Muss-Kriterium: Die Abfrage endet sofort, zum Beispiel wenn jemand nicht in der zuständigen Kommune wohnt.

• Geben Sie weitere Hilfestellung, was Nutzende stattdessen tun können.

• Soll-Kriterium: Zeigen Sie einen Hinweis an, zum Beispiel wenn das Einkommen bei der Bedürfnisprüfung eine gewisse Höhe überschreitet, ein höheres Einkommen aber in Ausnahmefällen erlaubt ist.

Wie Sie eine Anspruchsprüfung umsetzen können

• Als erster Teil des Antragsformulars: Das ist sinnvoll, wenn es Muss-Kriterien gibt. Das ist auch sinnvoll, wenn häufig Personen das Formular absenden, die keinen Anspruch haben.
• Als eigenständiges Formular: Das ist sinnvoll, wenn Nutzende für sich herausfinden wollen, ob sie Anspruch haben, bevor sie einen Antrag stellen.

Beispiele aus der Praxis

Durch den Vorab-Check zur Beratungshilfe wissen Bürger und Bürgerinnen, ob sie Beratungshilfe bekommen können. Vorab-Check zur Beratungshilfe des Bundesministeriums der Justiz und für Verbraucherschutz

Durch den Vorab-Check bei Problemen mit dem Flug wissen Bürger und Bürgerinnen ob sie eine Entschädigung bekommen können. Vorab-Check zu Fluggastrechten des Bundesministeriums der Justiz und für Verbraucherschutz

Verwandte Anleitungen

Hilfreiche Fachgebiete

Die genannten Fachgebiete und ihre Beschreibungen dienen als Orientierung. Sie zeigen auf, mit welchem Wissen und mit welchen Fähigkeiten die Punkte am besten umgesetzt werden können.

Service-Design

Service-Designer und -Designerinnen nutzen Ergebnisse der Nutzerforschung, um Bedürfnisse, Erwartungen und Verhalten der Nutzenden in konkrete Konzepte zu übersetzen. Sie visualisieren Abläufe, damit die Nutzererfahrung im Gesamtprozess sichtbar wird. Sie entwickeln nutzerzentrierte Konzepte, die Anforderungen in Lösungen übertragen. Service Designer und -Designerinnen betrachten Zusammenhänge ganzheitlich, um Wechselwirkungen im System zu erkennen. Sie testen Prototypen und verbessern die Konzepte, damit Angebote im Alltag funktionieren.

Zu allen hilfreichen Fachgebieten

Wichtig in diesen Entwicklungsphasen

Jedes digitale Angebot durchläuft verschiedene Phasen. Die 4 Phasen zur Entwicklung nach Servicestandard helfen Teams, strukturiert vorzugehen, die richtigen Schwerpunkte zu setzen und Entscheidungen zum passenden Zeitpunkt zu treffen.

Entwickeln

In der Phase „Entwickeln" entsteht das digitale Angebot Schritt für Schritt. Lösungen werden von Personen mit verschiedenem Fachwissen gemeinsam erarbeitet. Lösungsansätze werden getestet, angepasst und ausgebaut. Die technische Entwicklung basiert auf offenen Standards und Open Source. Mit diesem Vorgehen reift der Service und wird betriebsbereit.

Weiterentwickeln

In der Phase „Weiterentwickeln" wird das digitale Angebot an veränderte Bedingungen angepasst. Neue Bedürfnisse, technische Entwicklungen und rechtliche Änderungen führen zu erweiterten Anforderungen. Lösungen entstehen aus der Verbindung bewährter Bausteine mit neuen Elementen. Offene Standards und Open Source sichern die Nachvollziehbarkeit. Die Weiterentwicklung hält den Service aktuell, wirksam und nutzerfreundlich.

Alle 4 Entwicklungsphasen