Rechtliche Hürden finden und beschreiben

Zum Vorgehen

Manche rechtliche Vorgabe ist heute nicht mehr nötig. Ein Beispiel ist die Schriftform auf Papier. Ein anderes Beispiel ist die Pflicht, persönlich zu erscheinen. Solche Vorgaben sind rechtliche Hürden. Wenn Sie diese Hürden erkennen und abbauen, wird Ihr Service digital-tauglicher.

Sie haben für Ihren Prozess bereits die rechtlichen Vorgaben dokumentiert. Jetzt prüfen Sie: Sorgt eine dieser Vorgaben dafür, dass ihr digitaler Service nur eingeschränkt nützlich ist?

Sie schauen sich 5 Schwerpunkte an, in denen häufig Hürden auftreten:

• Bedürfnisse von Nutzenden
• Wiederverwendung vorhandener Daten
• Daten erheben und sicher verarbeiten
• Open Source und Schnittstellen
• Potenzial für Automatisierung

Für Ihren Service können auch andere Schwerpunkte gelten. Ergänzen Sie bei Bedarf weitere Erkenntnisse.

Sie gehen mit jedem Schwerpunkt Schritt für Schritt durch Ihren Prozess. Am Ende haben Sie eine sortierte Liste mit allen Hürden.

Das brauchen Sie:

• Ihren Prozess mit den rechtlichen Vorgaben
• Für Rückfragen: Rechtliche Expertise von Experten und Expertinnen aus dem Fachreferat
  • Datenschutz-Experten und -Expertinnen
  • IT-Sicherheits-Experten und -Expertinnen
  • Sachbearbeiter und Sachbearbeiterinnen

Prozess für jeden Schwerpunkt prüfen

Prüfen Sie jeden der 5 Schwerpunkte einzeln. Gehen Sie Schritt für Schritt durch Ihren gesamten Prozess.

Schwerpunkt 1: Bedürfnisse von Nutzenden

Brauchen Ihre Nutzergruppen ein digitales Angebot, sollte dieses ohne Unterbrechung funktionieren. Gleichzeitig sollte die Anwendung einfach zu bedienen sein. Sie sollte nur das enthalten, was die Nutzenden wirklich brauchen.

Gehen Sie Ihren Prozess Schritt für Schritt durch. Fragen Sie:

• Zwingen die rechtlichen Vorgaben zu einer Lösung, die für Nutzende umständlich oder aufwendig ist?
• Zwingt eine rechtliche Vorgabe irgendwo zu einem analogen Schritt? Ein analoger Schritt ist zum Beispiel eine Unterschrift auf Papier. Oder ein Termin vor Ort.
• Ist die Kommunikation digital möglich?
• Ist eine nutzerfreundliche Umsetzung möglich? Oder zwingt das Recht zu Schritten, die eigentlich überflüssig sind oder den Prozess verlängern?

Heben Sie alle Stellen hervor, an denen Ihr Service durch rechtliche Vorgaben weniger einfach zu bedienen ist. Das sind Ihre Hürden. Wenn Sie mit einer Visualisierung arbeiten, können Sie eine bestimmte Farbe oder Form nutzen. Schreiben Sie eine Kennung dazu. Die Kennung für Schwerpunkt 1 ist „SP1".

Schwerpunkt 2: Wiederverwendung vorhandener Daten

Manche Daten sind schon an anderer Stelle hinterlegt. Ihr Service sollte diese Daten wiederverwenden. Prüfen Sie, ob die rechtlichen Vorgaben dies zulassen.

Gehen Sie Ihren Prozess durch. Fragen Sie:

• Müssen Nutzende Daten angeben, die in anderen Ämtern oder Registern bereits vorliegen?
• Können wir Daten wiederverwenden, die schon da sind?
• Oder müssen die Menschen die Daten nochmal einreichen?

Heben Sie die Stellen hervor, an denen Sie Hürden finden. Schreiben Sie die Kennung „SP2" für Schwerpunkt 2 dazu.

Schwerpunkt 3: Daten erheben und sicher verarbeiten

Erheben Sie mit Ihrem Service nur Daten, die wirklich nötig sind. Sorgen Sie von Anfang an dafür, dass Ihr Service die Daten sicher verarbeitet. Prüfen Sie, ob die rechtlichen Vorgaben dies zulassen.

Gehen Sie Ihren Prozess Schritt für Schritt durch. Fragen Sie:

• Verlangen die rechtlichen Vorgaben mehr Daten als für den Service nötig sind?
• Schreiben die rechtlichen Vorgaben strengere Verfahren für die Informationssicherheit vor als nötig?

Heben Sie alle Stellen hervor, an denen Sie Hürden finden. Die Kennung für Schwerpunkt 3 ist „SP3".

Schwerpunkt 4: Open Source und Schnittstellen

Bauen Sie für Ihren Service auf Open Source-Lösungen und offenen Standards auf. Prüfen Sie, ob die rechtlichen Vorgaben dies zulassen.

Gehen Sie Ihren Prozess durch. Fragen Sie:

• Können wir auf bestehende Technik setzen?
• Können wir Open Source-Lösungen nutzen?
• Können wir vorhandene Schnittstellen einsetzen?
• Oder schreibt das Recht eine spezifische Lösung vor?

Heben Sie alle Stellen hervor, an denen Sie Hürden finden. Die Kennung für Schwerpunkt 4 ist „SP4".

Schwerpunkt 5: Potenzial für Automatisierung

Ein Service kann teils automatisiert ablaufen. Das geht aber nur, wenn klare Regeln gelten. Ermessensspielräume, Sonderregeln und Ausnahmen verhindern Automatisierung. Gehen Sie Ihren Prozess durch. Fragen Sie:

• Sind die Regeln so eindeutig, dass ein Teil automatisiert ablaufen kann?
• Oder zwingt das Recht durch Ermessensspielräume, Sonderregeln und Ausnahmen zur Einzelprüfung durch eine Person?

Heben Sie alle Stellen hervor, an denen Sie Hürden finden. Die Kennung für Schwerpunkt 5 ist „SP5".

Hürden beschreiben

Sie haben alle Hürden mit einer Kennung markiert. Ergänzen Sie jetzt Details zu den Hürden. Schreiben Sie für jede Hürde auf:

• Rechtliche Vorgabe: Welche Regulierung gilt? (Paragraf, Absatz, Satz)
• Hürde: Was genau ist das Problem?
• Auswirkung: Was bewirkt diese Hürde im Service?

Hürden priorisieren

Sortieren Sie zum Schluss alle Hürden. Sie sehen direkt, welche Hürde wie wichtig ist. Nutzen Sie 3 Stufen:

• Blockieren: Der Service funktioniert so nicht. Wir müssen das Recht ändern oder umgehen.
• Einschränken: Der Service funktioniert, aber schlechter. Der Service ist weniger gut zu bedienen oder wir verlieren Tempo.
• Unkritisch: Der Service funktioniert. Er ist trotzdem gut zu bedienen und wir behalten unser Tempo.

Verwandte Anleitungen

Hilfreiche Fachgebiete

Die genannten Fachgebiete und ihre Beschreibungen dienen als Orientierung. Sie zeigen auf, mit welchem Wissen und mit welchen Fähigkeiten die Punkte am besten umgesetzt werden können.

Legal-Design

Legal-Designer und -Designerinnen veranschaulichen komplexe juristische Sachverhalte, damit sie leichter nachvollziehbar sind. Sie formulieren rechtliche Inhalte in verständlicher Sprache, damit alle Betroffenen sie gut erfassen können. Legal Designer und -Designerinnen arbeiten nutzerzentriert und beziehen die Perspektive der Nutzenden ein. Sie verbinden rechtliches Fachwissen mit Methoden aus dem Design, um rechtliche Informationen und Prozesse zugänglicher zu machen.

Produkt-Management

Produkt-Manager und -Managerinnen analysieren Probleme, um Ursachen und Auswirkungen klar zu verstehen. Sie definieren überprüfbare Ziele für das Produkt, damit Wirkung und Nutzen messbar werden. Produkt-Manager und -Managerinnen untersuchen den Markt und den Lösungsraum, um passende Handlungs-Möglichkeiten zu erkennen. Sie entwickeln einen strategischen Überblick, um die Weiterentwicklung gezielt zu steuern. Schließlich bewerten sie Aufwand und Nutzen, um Prioritäten für die Umsetzung zu setzen.

Verwaltungs-Fachwissen

Fach-Experten und -Expertinnen kennen Gesetze, Verordnungen und rechtliche Grundlagen, um rechtssichere Angebote zu gestalten. Sie gestalten Datenstrukturen und Formulare so, dass korrekte Angaben und Prüfregeln eingehalten werden. Sie koordinieren Rollen und Zuständigkeiten in der Verwaltung, um reibungslose Abläufe zu sichern. Fach-Experten und -Expertinnen steuern den Ablauf von der Antragsannahme bis zur Bescheidung, um eine zügige Bearbeitung zu gewährleisten.

Datenschutz

Datenschutz-Experten und -Expertinnen bewerten Risiken der Datenverarbeitung, um sichere Entscheidungen zu ermöglichen. Sie wenden die DSGVO und einschlägige Fachgesetze an, damit digitale Angebote rechtssicher sind. Datenschutz-Experten und -Expertinnen erstellen Datenschutzkonzepte und planen Schutzmaßnahmen von Beginn an („Privacy by Design“). Sie stellen sicher, dass nur notwendige Daten erhoben werden, und dokumentieren Verarbeitungstätigkeiten, damit Transparenz und Rechenschaftspflicht gewahrt bleiben.

IT-Sicherheit

IT-Sicherheits-Experten und -Expertinnen analysieren Systeme, um Schwachstellen früh zu erkennen. Sie setzen Schutzmaßnahmen nach anerkannten Standards um, damit Risiken verringert werden. IT-Sicherheits-Experten und -Expertinnen steuern den Zugang zu Systemen, damit nur Berechtigte Zugriff haben. Sie überwachen Anwendungen und Infrastruktur, um Angriffe oder Probleme schnell festzustellen. Bei Sicherheitsvorfällen reagieren sie gezielt, um Schäden einzudämmen und den Betrieb zu sichern.

Zu allen hilfreichen Fachgebieten

Wichtig in diesen Entwicklungsphasen

Jedes digitale Angebot durchläuft verschiedene Phasen. Die 4 Phasen zur Entwicklung nach Servicestandard helfen Teams, strukturiert vorzugehen, die richtigen Schwerpunkte zu setzen und Entscheidungen zum passenden Zeitpunkt zu treffen.

Verstehen

In der Phase „Verstehen" entsteht ein gemeinsames Verständnis für das Problem, das gelöst werden soll. Anforderungen und Ziele für das digitale Angebot und den Prozess werden festgelegt. Die Grundlage bilden Erkenntnisse über die Personen, die den Service nutzen. Es entsteht Klarheit über bestehende Abläufe und Rahmenbedingungen. Veränderungen werden skizziert. Mit dieser Basis kann die Entwicklung in die passende Richtung gelenkt werden.

Betreiben

In der Phase „Betreiben" wird das digitale Angebot zuverlässig bereitgestellt. Die Wirkung des Services zeigt sich in regelmäßigen Messungen. Die technische Pflege sichert die Funktionsfähigkeit. Anpassungen werden vorgenommen, wenn Testergebnisse oder Feedback dies erforderlich machen. Der Service ist stabil und schafft dauerhaft Vertrauen.

Weiterentwickeln

In der Phase „Weiterentwickeln" wird das digitale Angebot an veränderte Bedingungen angepasst. Neue Bedürfnisse, technische Entwicklungen und rechtliche Änderungen führen zu erweiterten Anforderungen. Lösungen entstehen aus der Verbindung bewährter Bausteine mit neuen Elementen. Offene Standards und Open Source sichern die Nachvollziehbarkeit. Die Weiterentwicklung hält den Service aktuell, wirksam und nutzerfreundlich.

Alle 4 Entwicklungsphasen