Informationen für die Abfrage im Formular sammeln und auswerten

Beteiligte finden und befragen

Beteiligte finden

Wenn Sie den aktuellen Prozess des Services dokumentiert haben, finden Sie dort die Abteilungen und Zuständigen, die Sie ansprechen müssen.

Fragen Sie Verantwortliche für den Service nach den fachlichen Stellen, die den Antrag bearbeiten.

• Sprechen Sie mit mehreren Beteiligten aus der Abteilung, um möglichst viele Informationen zu bekommen
• Manchmal bearbeiten auch mehrere Abteilungen einen Antrag. Zum Beispiel eine Fachprüfung und eine Kostenstelle. Sprechen Sie dann mit beiden Abteilungen
• Finden Sie Verantwortliche für die gesetzlichen Anforderungen und sprechen Sie mit ihnen
• Wenn die Verarbeitung der Daten automatisiert erfolgt, sprechen Sie mit den verantwortlichen IT-Stellen

Beteiligte befragen

Fragen Sie die Bearbeitenden,

• welche Informationen sie brauchen, um den Antrag zu bearbeiten
• welche Nachweise für welche Information eingereicht werden müssen
• wo häufig Fehler passieren
• was wird oft vergessen
• wann gibt es Ausnahmen
• wo die Informationen herkommen. Zum Beispiel von Personen, die den Antrag stellen oder von anderen fachlichen Stellen oder Behörden

Dokumentieren Sie die Ergebnisse, zum Beispiel in einer Liste.

Bestehendes Formular mit Nutzenden testen

Wenn Sie ein bestehendes Formular überarbeiten, testen Sie den aktuellen Stand mit tatsächlichen Nutzenden. Im Test finden Sie heraus, welche Abschnitte und Fragen für Nutzende schwer verständlich oder schwer zu beantworten sind. Die Ergebnisse können Sie im nächsten Schritt mit den bereits gesammelten Informationen abgleichen.

Erfahren Sie, wie Sie Nutzende für Interviews rekrutieren

Gewonnene Informationen zusammenführen und auswerten

Erstellen Sie aus den dokumentierten Ergebnissen einen Entwurf mit allen Informationen, zu denen Nutzende im Formular befragt werden. Fügen Sie hinzu, welche Nachweise von Nutzenden eingereicht werden müssen. Der Entwurf dient als Diskussionsgrundlage.

Bringen Sie die verantwortlichen Stellen und Sachbearbeitende zusammen. Treffen Sie gemeinsam Entscheidungen, welche Informationen von Nutzenden tatsächlich im Formular abgefragt werden müssen. Machen Sie das auch für Nachweise. Sammeln Sie Vorschläge für alternative Wege, um Informationen oder Nachweise zu bekommen.

Wenn gesetzliche Regelungen und benötigte Informationen in der Praxis nicht übereinstimmen, versuchen Sie, auf die gesetzlichen Regelungen einzuwirken.