Nutzerzentriert und zum Wiederverwenden: Digitale Standplatz-Bewerbung in Hamburg
Was passiert, wenn die Verwaltung digitale Prozesse gemeinsam mit ihren Nutzenden entwickelt? In Hamburg entstand daraus ein digitaler Bewerbungsprozess für Standplätze, der den tatsächlichen Bewerbungsalltag abbildet. Der Beitrag zeigt, wie dieses Vorgehen ein skalierbares und nachnutzbares Angebot möglich macht.
Heute bewerben sich Schausteller- und Gastronomiebetriebe in Hamburg digital für Standplätze auf den vier größten Volksfesten der Hansestadt. Möglich wurde das durch den frühen und kontinuierlichen Austausch mit den Menschen, die den Prozess täglich nutzen – in der Verwaltung und im Gewerbe.
Der Ausgangspunkt: Lange Wartezeiten und hoher Aufwand für alle Beteiligten
Die Bewerbungsphasen für Schausteller- und Gastronomiebetriebe für die Großveranstaltungen „Hamburger DOM“ und „Hafengeburtstag“ lösten in Hamburg jedes Jahr einen Strom von Papier-Anträgen aus.
Wer einen Standplatz belegen wollte, musste jedes Mal dasselbe langwierige Verfahren durchlaufen. Allein für die Volksfeste kamen in Hamburg dabei mehrere tausend Vorgänge pro Jahr zusammen. In den Stoßzeiten brauchte die Verwaltung deshalb zusätzliches Personal, um alle Daten händisch in das Fachverfahren einzupflegen.
Höchste Zeit also für eine einfachere Lösung und damit ein Fall für „Digital First“. Das Programm der Hamburger Senatskanzlei mit dem Ziel, Verwaltungsleistungen systematisch zu digitalisieren.
Quelle: DigitalService, DigitalFirst, 2026
Mit Nutzenden eine Lösung finden
Bei der Entwicklung des Online-Dienstes „Bewerbung für einen Standplatz bei Veranstaltungen“ war schnell klar, dass wir eine Lösung brauchen, die alle Nutzenden in den Blick nimmt: die Schaustellenden mit ihren Standplatz-Wünschen ebenso wie die Mitarbeitenden in der Verwaltung.
Alle Nutzenden verbindet ein gemeinsames Interesse an einfachen Prozessen und nachvollziehbaren Entscheidungen. Entsprechend bezogen wir beide Seiten von Beginn an intensiv in die Entwicklung ein.
Um die Bedürfnisse der einzelnen Nutzendengruppen wirklich zu verstehen, nahmen wir früh Kontakt mit ihnen auf. Wir sprachen mit Kolleginnen und Kollegen der Fachlichkeit sowie mit Schaustellenden. Auch während wir den Online-Dienst entwickelten, testeten wir ihn fortlaufend mit beiden Nutzendengruppen weiter.
Zusammenarbeit mit den Mitarbeitenden der Fachbehörde
Gemeinsam mit den Mitarbeitenden der Fachbehörde begannen wir beim bisherigen Prozess: Für jede Veranstaltung erarbeiteten sie die Bewerbungsunterlagen und legten die Teilnahmebedingungen fest. Die eingegangenen Bewerbungen erfassten sie von Hand. Anschließend bearbeiteten sie diese im Fachverfahren.
Wir arbeiteten in kleinen Gruppen mit fünf Personen und größeren mit bis zu 20 Personen und identifizierten im nächsten Schritt gemeinsam Hürden im Verfahren. Wir sammelten Stellen, an denen häufig Rückfragen entstanden, Daten nachgepflegt werden mussten, Informationen fehlten oder Abläufe unnötig Zeit und Geld kosteten.
Als besonders aufwändig stellte sich heraus, die Bewerbungen händisch zu pflegen. Die Mitarbeitenden prüften zunächst, ob sie pünktlich und vollständig eingereicht worden waren, und forderten fehlende Informationen nach. Erst dann pflegten sie die Bewerbungen ins Fachverfahren ein und entschieden über die Standplätze. Weil dafür nur ein kurzes Zeitfenster zur Verfügung stand, ballte sich die Arbeit stark.
Außerdem zeigte sich ein versteckter Aufwand auf Seiten der Schaustellenden: Sie ließen hochwertige Prospekte über ihr Gewerbe erstellen und reichten diese mit ein. Im Gespräch mit den Mitarbeitenden der Fachbehörde stellte sich heraus, dass diese gar nicht benötigt wurden.
Auch mit dem Hersteller des Fachverfahrens sprachen wir. Die Kolleginnen und Kollegen der Fachbehörde stellten den Kontakt her. Sie hatten das Fachverfahren selbst initiiert und dessen Entstehung begleitet. In diesen Gesprächen wurde schnell klar, dass Fachverfahren individuell auf das jeweilige Bewerbungsformular abgestimmt ist. Bei Veränderungen im Bewerbungsformular muss folglich auch das Fachverfahren angepasst werden. Ein sauberes Datenmapping ist daher wichtig, um später nutzbare Daten zu erhalten und den Anpassungsaufwand zu reduzieren. Eng zusammenzuarbeiten war daher essenziell, um die Machbarkeit des neuen Prozesses sicherzustellen.
Diese Perspektiven waren entscheidend, um den Prozess praxistauglich und eng an den Bedürfnissen der Behörde auszurichten. Dadurch wird die Arbeit der Verwaltung erleichtert.
Mitarbeitende der Fachbehörde stellten auch den Kontakt mit Schaustellenden her und ermöglichten den Austausch.
Zusammenarbeit mit den Schaustellenden
Nach der Abstimmung mit der Fachbehörde ging es in die Gespräche mit den Schaustellenden und ihrem Branchenverband, dem Deutschen Schaustellerbund (DSB). Die Organisation vertritt rund 5.000 Betriebe, die an Volksfesten und Weihnachtsmärkten teilnehmen.
Wir tauschten uns mit den Vorständen der Verbände aus und besuchten Veranstaltungen der Schaustellerszene.
Wir fragten:
- Wie sieht der Bewerbungsalltag aus?
- Welche Wünsche und Erwartungen werden an eine digitale Lösung gestellt?
- Welche Sorgen und Ängste gibt es?
Die Gespräche ergaben, dass das Leben der Schausteller größtenteils unterwegs und abseits von einem strukturierten Büroalltag stattfindet. Da verwundert es nicht, dass viele Schaustellende für organisatorische Dinge überwiegend ihr Smartphone nutzen.
Auch stellte sich heraus, dass das kontinuierliche Bewerben für jede einzelne Veranstaltungen, und insbesondere für wiederkehrende, viel Zeit in Anspruch nimmt. Die Schaustellenden mussten dabei wiederholt dieselben Unterlagen und Informationen bereitstellen. Sie wünschten sich, diese Daten nicht jedes Mal neu eingeben zu müssen.
Für die Schaustellenden hängt ihre Existenz von den Bewerbungen ab. Die Befragten wünschten sich, dass das Verfahren einfacher wird. Zugleich hatten sie große Sorge, dass die Veränderungen zu Fehlern führen würden.
Während des Entwicklungsprozesses blieben wir eng in Kontakt, ließen Feedback, das wir auf Branchenveranstaltungen gesammelt hatten, direkt in den neuen Service einfließen. Die dortigen Gespräche und Präsentationen stärkten das Vertrauen darin, dass der neue Bewerbungsprozess für die Nutzenden spürbar besser sein wird.
Wenn Zusammenarbeit Eigendynamik entwickelt
Aus dem engen Austausch mit den Schaustellenden während der Konzeption und Entwicklung entstand eine erfreuliche Eigendynamik: Die Branche ist so gut vernetzt, dass sich Neuerungen, Hinweise, Sorgen und Empfehlungen sehr schnell verbreiten.
Einzelne Schausteller mit hoher Branchen-Reputation wirkten als Multiplikatoren und öffneten Türen in die Szene. Daraufhin begannen viele Schaustellende, sich über den neuen Online-Dienst zu bewerben und ihre Erfahrungen weiterzugeben. Das stärkte die Akzeptanz des neuen Prozesses.
Die Zusammenarbeit geht weiter
Auch nach dem Go-live arbeiteten wir weiter mit den beiden Nutzendengruppen zusammen. Neben User-Tests gehörten auch Vor-Ort-Sprechstunden auf dem Hamburger DOM dazu. Hier beantworteten wir Fragen und erlebten mit, wie Schaustellende den digitalen Bewerbungsprozess verstanden und bedienten.
Dabei erkannten wir, dass die größte Hürde nicht die Online-Bewerbung selbst war, sondern die Registrierung und Verwaltung der verschiedenen Nutzenden. Beim Hamburger Servicekonto muss jede Person zunächst ein eigenes Konto anlegen und sich zusätzlich für die Nutzung berechtigen. Gerade bei Schaustellenden, wo es oft keine großen Personalstrukturen gibt, war dieser Schritt nicht intuitiv verständlich.
Aufgrund dieses Feedbacks stellten wir auf das bundesweit genutzte „Mein Unternehmenskonto“ (MUK) um. Auch hier legt jede Person ein eigenes Konto an, kann es aber bundesweit verwenden. Weitere Registrierungen für andere Veranstaltungen entfallen.
Quelle: DigitalService, DigitalFirst, 2026
Das neue Angebot erleichtert die Arbeit für beide Seiten
Digital funktioniert die Standplatzbewerbung nun deutlich schneller und komfortabler als zuvor.
Für Schaustellende bedeutet das: Sie versenden ihre Bewerbung jetzt medienbruchfrei und unterschreiben mit wenigen Klicks. Dabei wurden auch die Bedürfnisse verschiedener Zielgruppen berücksichtigt: Die Nutzenden unterschreiben entweder mit dem digitalen Ausweis oder drucken das Dokument, unterschreiben und laden es hoch.
Durch den responsiv gestalteten Online-Dienst erledigen sie die Bewerbung jetzt flexibel und wo sie wollen – am Smartphone oder am Computer. Wiederkehrende Daten hinterlegen sie im Online-Dienst. Bewerben sie sich erneut, werden die bereits hinterlegten Daten abgerufen.
Auch die Verwaltung entlastet der digitale Prozess spürbar. Sowohl die Nachpflege als auch die manuelle Erfassung entfallen. Sie konzentrieren sich jetzt auf die Ausschreibung und Vergabe der Standplätze, statt auf die Organisation rund um die Bewerbungen.
Mit dem neuen modularen Baukastensystem gestalten Mitarbeitende der Fachbehörde die Bewerbungsformulare direkt im Online-Dienst. Sie können Formulare wiederverwenden und anpassen. Sie hinterlegen Bewerbungszeiträume und Nachreich-Fristen, sodass Bewerbungen nur in diesen Zeiträumen möglich sind. Rückfragen zu Eingangsbestätigungen entfallen, da der gesamte Vorgang automatisch im System dokumentiert wird.
Quelle: DigitalService, DigitalFirst, 2026
Kontinuierlich aus der Nutzung lernen
Wir beobachten laufend, wie der Service genutzt wird. Dafür nutzen wir Webanalyse-Tools und die Nationale Feedback-Komponente. Diese sind auf jeder Seite des Services eingebettet.
Auch Nutzertests sind weiter Teil unseres Prozesses: Diese führen wir nicht nur in der Anforderungsklärung und Entwicklung durch, sondern über den gesamten Lebenszyklus des Produkts hinweg.
Die Erkenntnisse aus den verschiedenen Quellen nutzen wir für die Weiterentwicklung der digitalen Standplatzbewerbung. Gleichzeitig helfen sie, die Digitalisierung in Hamburg übergreifend weiterzubringen.
Nachnutzung von Anfang an mitgedacht
Hamburger DOM und Hafengeburtstag dienten als klar umrissene Pilotprojekte. Wir gestalteten die Lösung jedoch von Beginn an so, dass sie auch für weitere Wochen- und Spezialmärkte genutzt und angepasst werden kann. Dafür orientierten wir uns am Einer-für-Alle-Prinzip (EfA).
Zusätzlich sichteten wir Bewerbungsformulare von Märkten aus anderen Bundesländern und bezogen die Erkenntnisse in die Entwicklung unseres Services mit ein. Dabei zeigte sich, dass die unterschiedlichen Prozesse und rechtlichen Rahmenbedingungen besondere Aufmerksamkeit erforderten.
Stefanie Koch, Managerin für den Programmbereich der verwaltungsinternen „Online-Dienste-Agentur“ der Senatskanzlei in Hamburg, sieht in föderalen Partnerschaften eine Chance für noch mehr Nutzenden-Orientierung:
„Jede einzelne Mitnutzung eröffnet neue Perspektiven und ermöglicht weitere Kontakte zur Zielgruppe. Das macht den Online-Dienst – und nicht nur diesen – für alle besser.“
Erstes Interesse am Service gibt es aus Rheinland-Pfalz, Hessen und Niedersachsen. Verschiedene Kommunen haben den Konfigurator für die Bewerbungsformulare bereits getestet und weitere Anforderungen eingebracht. Die Entwicklung geht weiter.
Gemeinsam entwickelt, vielfach nutzbar
Das große Interesse am digitalen Angebot und das positive Feedback der Schaustellenden bestärken Hamburg darin, im gewerblichen Kontext einen konsequent digitalen Prozess zu ermöglichen. Diese Umstellung wäre ohne tiefes Verständnis für die Zielgruppen und ihre Bedürfnisse so schnell nicht möglich gewesen.
Was als Pilot für zwei Großveranstaltungen begann, trägt heute weiter: Weil Nachnutzung von Beginn an mitgedacht wurde, lässt sich der Dienst über Hamburg hinaus nutzen. Aus einem Pilotprojekt wird so ein Baustein für die Verwaltungsdigitalisierung im ganzen Land.