5.5 Synergien und Wiederverwendung

5.5.1 Bevor ein Onlineservice (3.16) oder Onlineportal (3.15) neu entwickelt wird, muss geprüft werden, ob ein entsprechender Onlineservice bereits verfügbar ist, zum Beispiel am Markt oder auf Marktplätzen der öffentlichen Verwaltung. Dabei muss die Passgenauigkeit bezüglich der Nutzendenbedürfnisse und technischer sowie prozessualer Anforderungen geprüft werden. Bei einer Neuentwicklung muss geprüft werden, ob Bestandteile bereits vorhandener Onlineservices oder andere digitale Angebote (3.2) wiederverwendet werden können.

BEISPIEL Ein Bestandteil bereits vorhandener Onlineservices könnte unter anderem ein Design-System sein.

5.5.2 Gibt es nach erfolgter Prüfung mehrere bestehende Onlineservices (3.16) oder andere digitale Angebote (3.2), die für die Wiederverwendung (3.37) infrage kommen, muss bei Gleichwertigkeit in allen anderen Belangen (insbesondere Gesamtkosten, Leistungsumfang, Qualität, Bereitstellungsgeschwindigkeit, Weiterentwicklungspotenzial) ein Onlineservice unter einer Open-Source-Lizenz vorgezogen werden.

5.5.3 Bestehende Onlineservices (3.16) oder andere digitale Angebote (3.2) der öffentlichen Verwaltung müssen bei erfolgreicher Prüfung auf Wiederverwendung (3.37) genutzt werden.

5.5.4 Für neu zu entwickelnde Onlineservices und -portale muss geprüft werden, ob andere Behörden bzw. Organisationen der öffentlichen Verwaltung ein Interesse an einer Wiederverwendung (3.37) haben.

5.5.5 Ist die Prüfung auf Wiederverwendung (3.37) in 5.5.4 positiv, muss der Onlineservice (3.16) bzw. das Onlineportal (3.15) in Abstimmung mit anderen Behörden bzw. Organisationen der öffentlichen Verwaltung im Sinne einer gemeinsamen Anforderungsklärung konzipiert und entwickelt werden.
Die beteiligten Behörden und Organisationen, sowie deren Fachexperten und Fachexpertinnen, müssen sich zur gemeinsamen Anforderungsklärung abstimmen.
Die Fachlichkeit (3.6) sollte mit Personen besetzt werden, die die aktuellen Ist- und die abzustimmenden Soll-Prozesse der Verwaltungsleistung bzw. der Nutzendenreise (3.22) am besten kennen.

5.5.6 Für jeden wiederverwendeten Onlineservice (3.36) muss ein Steuerungskreis (3.31) genutzt werden. Hierzu sollten bestehende Fachstrukturen (3.7) genutzt werden.

5.5.7 Für den wiederverwendeten Onlineservice (3.36) kann eine Expertengruppe einberufen werden, die die Inhalte des Steuerungskreises (3.31) fachlich, rechtlich und technisch aufbereitet und bewertet. Hier sind Fachleute aus Bund, Ländern, Kommunen oder andere Experten bei Bedarf einzubinden.

5.5.8 Der Betreiber eines wiederverwendeten Onlineservices (3.36) muss die Verantwortung für Betrieb und Pflege seines Onlineservices übernehmen bzw. organisieren.